Lipsa de timp este o chestiune obișnuită, însă problemele pricinuite de ea par din ce în ce mai greu de rezolvat. Soluții ar fi mai multe. Numai că, pentru aplicarea lor, este nevoie… de timp!

#1. „Închiriază” timpul altora

Această primă soluție pare foarte simplă, însă eficiența ei depinde de o serie de factori subiectivi, care o fac aplicabilă numai în anumite situații.

Cel mai simplu este să „închiriezi” timpul altora pentru acele lucruri care presupun rutină, chestiuni administrative ușor de finalizat, proceduri care necesită puține cunoștințe specializate, interacțiuni minime cu publicul tău țintă și riscuri reduse.

Cu alte cuvinte, activitatea principală, cea care generează principalul flux de încasări, va rămâne în sarcina ta. La fel, relațiile cu clienții existenți rămân în răspunderea și se vor derula sub supravegherea ta. Orice greșeală sau omisiune în aceste două direcții pot fi greu de reparat.

În schimb, poți însărcina pe altcineva cu plata facturilor curente, cu formalitățile administrative pentru autorizații, declarații, gestiune și evidențe financiar-contabile și statistice. Există specialiști pentru astfel de activități, pe care le fac zi de zi, cu eficiență mult mai mare.

Partea de promovare, activitățile de marketing și cele dedicate creșterii vânzărilor pot fi preluate de experți, care au testat diverse strategii și metode, astfel încât căutările variantelor optime să fie mai scurte, scutindu-te de timpi morți și eșecuri costisitoare.

Vei continua să supraveghezi astfel de activități, atât prin prisma bugetului alocat, cât și prin cerințele de randament optim, adică rezultatele așteptate ale investiției. Aprobă cu atenție ceea ce selectezi pentru comunicare publică, fiindcă odată emis un mesaj, este imposibil să-l mai retragi.

#2. Stabilește priorități

Cei mai mulți oameni de succes folosesc agende, calendare, programe și asistente personale menite să-i ajute să pastreze un ritm de lucru optim, concentrându-se asupra lucrurilor cu adevărat importante. Pentru restul, există… alți oameni.

Începutul zilei te poate lua pe nepregătite, cu multe solicitări care dau năvală, generând amânări ale sarcinilor deja programate, suprapuneri, scurt-circuite și sincope de activitate, mai ales când unele procese stagnează, pentru că depind de o decizie a ta, pe care n-ai avut când s-o iei.

Atunci când stabilești prioritățile, intră în detalii: la ce oră, în ce ordine, cu ce resurse le vei aborda, cine vor fi persoanele implicate, în afară de tine și cât va dura activitatea. Determină ordinea lor, după ce le trasezi în calendar, începând cu cea mai importantă.

Lasă-ți o marjă de timp pentru activități neprevăzute și urgențe, de 10-15% din timpul total alocat activităților tale. Trece orice solicitare nouă prin filtrul importanței. În caz de întrerupere, orice activitate fără grad de urgență, va fi amânată, trecută pe locul cuvenit pe lista de priorități.

Stabilește criterii minime de prioritizare, pe care, la început, poți chiar să le scrii și să le afișezi într-un loc vizibil. Definește-le exact, simplu, ușor de înțeles pentru toată lumea – fără prescurtări, generalizări sau relații de dependență sau condiționare, care le periclitează aplicabilitatea.

#3. Învață despre time-management

Tocmai când credeai că ai timp prea puțin pentru afacerile tale, iată încă ceva de învățat! Ei bine, imposibil este numai ceea ce crezi tu că este imposibil. Vei avea nevoie să cedezi frâiele afacerii altcuiva pentru o vreme, cât timp înveți despre time-management.

Este atât de important, încât, dacă este cazul, poți chiar să închizi afacerea o vreme, mai ales dacă ai o activitate sezonieră sau cu perioade de vârf și scădere ușor de anticipat. Programează-te la o sesiune de training de time-management, iar rezultatele tale vor fi cu totul altele, la reluarea activității.

Cei cărora le poți închiria disponibilitatea, folosindu-te de cunoștințele și timpul lor, au propriile limite. De regulă, ei lucrează pentru mai mulți clienți. Prin urmare, ești un client dintr-o listă… de priorități. Firesc, clientul cel mai mare este cel mai important, mai mult sau mai puțin conștient.

Eficiența lor depinde de cât de bine înțeleg afacerea ta, cât de bine comunică, atât cu tine, cu clienții și angajații tăi, cât și cu terții – agenții de publicitate, organizatori de evenimente, autorități, instituții, etc. Tot mai ai nevoie de ceva timp pentru a-i monitoriza.

Lista de priorități, propusă ca soluția #2, are și ea limite – la un moment dat, chiar combinând soluțiile #1 și #2, se pot aduna prea multe activități de derulat în paralel, iar orice sacrificiu făcut pe listă, orice compromis, înseamnă și afectarea încasărilor. Este semn că ai crescut mai repede decât te ține infrastructura firmei și a venit vremea să o consolidezi.

De exemplu, unii oameni de afaceri „închiriază” timpul unor specialiști, însă n-au timp să-i controleze. Din acest motiv, eficiența are de suferit, soluțiile aplicate de aceștia fiind mai slabe, în lipsa unei supravegheri coerente. Aceasta este menită să asigure alinierea strategiilor folosite de specialiștii externi cu cele folosite de firmă în celelalte departamente și activități interne.

Lista de priorități poate fi incompletă sau stabilită incorect, suferind numeroase modificări „din mers”. Acest lucru generează confuzie și frustrări, cu consecințe negative, uneori chiar mai mari decât în cazul în care n-ar fi existat o listă de priorități. Flexibilitatea este necesară, așa cum este necesară și ordinea.

De asemenea, un rol esențial îl are sinceritatea – a ta și a colaboratorilor tăi – pentru a identifica activitățile cu adevărat importante, după criterii obiective, în ansamblul situației. Atenție la oameni. Întotdeauna, oamenii vor fi mai importanți decât statisticile sau materialele reci, dă-le prioritate!

Consultanții te pot însoți o parte din drum și pot prelua o parte din activități, cu succes. Însă este greu de crezut că există vreun consultant care să poată să facă în locul tău, mai bine, ceea ce este necesar pentru creșterea afacerii tale. Poate face împreună cu tine, nu în locul tău.

Lipsa de timp este ceea ce împiedică majoritatea oamenilor de afaceri să valorifice potențialul de care dispun, de talentul, resursele și unicitatea lor, preferate de clienții care-i aleg pe ei. O mai bună organizare a timpului ar debloca multe activități profitabile, crescându-le rapid randamentul.

Va crește claritatea parcursului spre obiective, pașii vor fi mai ușor de înțeles și de făcut, drumul va fi mai simplu și mai scurt. Vor câștiga cei care folosesc mai eficient timpul de care dispun. Lipsa de timp generează presiune, te nevoiește, te obligă să cauți soluții. Începe să le aplici!