În România, consumatorii încă mai acceptă produse dubioase, așa-și-așa sau servicii diletante. Acest lucru este valabil și pentru evenimente organizate cu mare pompă și lăudate a reprezenta succese uriașe.
S-o luăm pe rând, în ceea ce privește evenimentele. Când organizezi așa ceva – seminar, conferință, cocktail, curs sau cum vrei să-i spui – cu participanți care plătesc pentru a veni la eveniment, este esențial să ții cont de câteva lucruri vitale.
Publicul țintă: profil, preferințe, accesibilitate.
Ar fi culmea să organizezi un eveniment într-un context total nepotrivit cu stilul și tipologia publicului tău țintă. Deși pare elementar, lipsa de adecvare este foarte des întâlnită. Deși încă mai sînt oameni care cred că „merge și așa”, ei sînt pe cale de dispariție.
Ai grijă de cei cărora te adresezi: vorbește pe limba lor, oferă-le beneficii, informații de interes imediat, fă-le surprize plăcute. Când faci cuiva o bucurie, te recomandă și altora, nu numai că va reveni la tine! Fă-i un pocinog… și vestea rea va circula de 10 ori mai repede…
Fii relevant și actual. Atâția furnizori vorbesc publicului țintă doar despre ei înșiși, în timp ce participanții își butonează telefoanele sau vorbesc între ei despre subiectele care-i interesează… diferite de ce spun vorbitorii de pe scenă!
Vorbește despre nevoile lor, despre soluțiile pe care le propui pentru rezolvarea problemelor lor, în loc să te lauzi cu marile tale realizări din ultimul Q sau de la ultimul Black Friday! Arată-le cum poți să-i ajuți, cum pot folosi produsele sau serviciile tale mai eficient…
Accesibilitatea publicului țintă se referă la folosirea acelor mijloace de comunicare despre care știi că ajung la cei vizați. Degeaba îți promovezi evenimentul prin email, dacă oamenii care cumpără de la tine preferă să vină la magazin, fără să comunice cu tine prin email!
Locație: accesibilitate, dotări, ambianță
Pe primul loc este publicul țintă, pentru că este important ca următoarele lucruri să țină cont, în primul rând, de el. Publicul are nevoie să ajungă ușor la locul de desfășurare al evenimentului. Este sarcina ta să-i facilitezi accesul și să-i explici cum se ajunge, în cele mai mici detalii.
Dacă ai un public dotat cu autoturism (de firmă sau proprietate, nu contează), cei mai mulți vor avea nevoie de loc de parcare – fă-ți calculele și ține cont de ele, când alegi locația. Nu strică să oferi o hartă, dacă locul este mai puțin cunoscut publicului.
Dotările se referă, desigur, în primul rând, tot la public: impardonabil să organizezi o conferință pentru 100 de oameni într-un loc cu o singură toaletă, și aceea mixtă. Este o mare gafă să organizezi un eveniment cu peste 500 de participanți și să ai doar 10 mese pentru cafea și gustări.
Este mai mare râsul să vezi o coadă uriașă, încolăcită în jurul platourilor de mâncare, în salonul dedicat pauzei de prânz. Ce vină au oamenii aceia? Cu ce impresie vor rămâne după o astfel de organizare?
Dincolo de aspectul spațiului, ambianța vine și de la decoruri și – mai ales – de la atmosfera (respirabilă, luminoasă, plăcută). Degeaba ai un salon uriaș, dacă aerisirea este aproape inexistentă, iar fumul de țigară obturează vederea, îmbâcsește aerul și creează disconfort.
Speakeri: ambianță, utilitate, context
Ambianța în care au loc discuțiile este vitală pentru succesul evenimentului. Pe lângă armonizarea subiectelor cu tema evenimentului și cu preferințele și așteptările publicului, este necesară și definirea unei ambianțe constructive, pozitive, care încurajează dialogul.
Deseori, presați de timp, organizatorii uită cine sînt actorii principali – publicul țintă – și sar peste partea de dialog (cea mai importantă), descurajând întrebările din sală, pentru că s-ar da peste cap desfășurătorul evenimentului și s-ar întârzia programul. Ambianța se încarcă, în astfel de situații, cu nemulțumiri și frustrări, mai ales daca participarea este contra cost.
Utilitate: pe lângă faptul că este important ca lectorii să fie cunoscuți de publicul țintă, mai contează și ca prezentarea lor să fie utilă celor care se află în auditoriu. „Ce am de câștigat?” se întreabă fiecare participant. Spune-le ce au de învățat, ce foloase pot trage din participare.
Este necesar ca orice eveniment să țină cont de contextul social-economic în care se desfășoară. Fie că este vorba de contexte locale, naționale sau internaționale, ele nu pot fi ignorate în totalitate. Un eveniment deconectat de actualitate va avea întotdeauna de suferit.
Reversul: dacă te legi prea mult de context, riști să pierzi din vedere publicul țintă și nevoile lui în contextul dat. De exemplu, după Black Friday, unii lectori și-au prezentat propriile nevoi și probleme în fața unui public consistent, care aștepta soluții pentru nevoile și problemele sale!
Ar mai fi multe de scris. Evenimente majore s-au desfășurat recent în condiții deplorabile, descrise negativ aici, în cel puțin trei locații de la care așteptările sînt mult mai mari, cu organizatori care au la activ peste 10 ani de experiență în astfel de activități.
Dacă ai de gând să organizezi un seminar, o conferință sau un alt el de eveniment în curând și vrei să eviți situații nefericite ca acestea, apelează la profesioniști în comunicare. Costurile unui eveniment nereușit sînt incomparabil mai mari decât orice onorarii de consultanță ale unor oameni pricepuți la astfel de lucruri, cu argumente solide și metode profitabile pentru tine.