După mai mult de 23 de ani de experiență în organizarea de evenimente, se adună multe idei de marketing pe care să le poți folosi pentru a crește numărul de participanți atrași, sponsori, lectori, expunere media și, desigur, profituri pe măsura așteptărilor… sau peste!
Despre organizarea de evenimente mai poți citi detalii aici, aici și aici. Vei descoperi informații despre cele mai importante părți ale pregătirii evenimentelor, despre organizarea evenimentelor și despre indicatorii care îți vor spune, în timp real, cum merge evenimentul tău, astfel încât să poți face ajustări din mers.
Acum, este vorba despre idei de marketing pentru evenimente care au ca obiectiv atragerea participanților. Mai întâi, din experiență, este importantă alegerea unui mix de mijloace de promovare, menite să transmită către publicul țintă informațiile utile privind evenimentul organizat. Cu siguranță, este esențial să folosești mai multe mijloace de comunicare. Cine se bazează pe un singur canal, ratează clar oportunități majore.
Poți combina publicitatea online cu promovarea în publicații tipărite, prin email, prin poștă directă, prin contacte cu intermediari și agenții care te pot ajuta, în funcție de profilul evenimentului, prin asocierea cu organizații și instituții, prin folosirea unor „magneți”, constând în susținerea unor personalități recunoscute în domeniul de activitate vizat.
Un studiu recent, cu un rezumat disponibil în limba engleză aici, arată că promovarea prin email și prin poștă directă depășește 50% din bugetele alocate pentru atragerea de participanți la evenimente. Studiul complet costă 99 USD, însă și informațiile gratuite din rezumat au relevanță satisfăcătoare. În plus, plătind, cine dorește, poate obține date comparative despre practicile și bugetele de promovare din 2016 față de 2013.
Astfel de informații pot fi utile prin utilizarea unor medii ale domeniului de activitate pentru a te poziționa în funcție de indicatorii relevanți pentru tine, cu scopul de a-ți îmbunătăți randamentul, fine investind mai precis și mai puțin, fie obținând rezultate mai bune cu aceeași sumă investită.
De regulă, bugetele de promovare au înghețat sau chiar au scăzut, așadar mulți organizatori de evenimente se văd mai degrabă în situația de a face față provocării presiunii unor rezultate mai bune, cu aceleași bugete sau chiar cu bugete comparative mai mici.
De exemplu, poate și din cauza costurilor, a scăzut ponderea telemarketingului, ca metodă de atragere a participanților, ca și oferirea de invitații pentru cei care participă direct, ca expozanți sau lectori. Totodată, a crescut ponderea promovării prin social media și SEM (Search Engine Marketing), cu o eficiență mai mare.
Idei de marketing pentru evenimente – pași de urmat
Pornind de la cele de mai sus, o listă rapidă necesară pentru o eficiență mai mare, ar fi bine să includă:
1. E-mail marketing – de preferat, folosirea propriei baze de date, generate prin stimularea abonării la buletinele de știri pe care le difuzezi periodic, fie prin propriul site, fie prin pagina sau paginile de social media. În lipsa acestei baze de date, poți cere permisiunea de a avea acces, contra cost, la baze de date relevante – ale unei camere de comerț, ale unei asociații profesionale sau organizații de afaceri – pe care să le filtrezi, prin aplicarea unor criterii determinate de profilul ideal al clientului tău. În fine, încă o variantă este folosirea serviciilor de email marketing ale unor firme specializate în astfel de servicii.
2. Corespondență directă – încă are efect semnificativ, cu impact major asupra celor care primesc mesaje relevante în cutia poștală. Contează atât conținutul, cât și ambalajul în care este livrat mesajul tău – motivarea publicului pentru a participa la eveniment, trezirea interesului și mobilizarea în scopul de a trece de la starea pasivă de „poate”, „mai vedem” la starea activă de „participare”, prin rezervarea datei în calendar.
3. Social media – cu atâtea platforme puternice, prin comunitățile pe care le generează, mai largi sau reduse, grupate pe interese, începând cu cea mai mare, Facebook, continuând cu cele specializate sau profesionale, ca LinkedIn, mobilizarea audienței se poate realiza cu succes prin promovarea evenimentului într-o manieră suficient de captivantă, care poate fi stimulată inclusiv cu concursuri, premii, tombole și reprezentații speciale, cu caracter de unicitate sau exclusivitate.
4. Publicitate online – transmiterea mesajelor prin anunțuri publicitare este eficientă, iar randamentul crește odată cu aplicarea unor criterii de țintire precisă, perfect posibilă cu mijloacele automate disponibile astăzi, astfel încât fiecare leu bugetat să meargă într-o direcție bine definită. Atenție unde te promovezi, pentru că „oceanul” online este uriaș, cu o hartă care se desenează continuu, pe care este nevoie să localizezi cu precizie unde se află, în momentul care te interesează, publicul tău țintă.
5. Personalități – apelează la susținerea unor personalități, care să explice publicului țintă beneficiile participării la eveniment, importanța temelor dezbătute, a exemplelor practice și demonstrațiilor care vor fi prezentate, a inovațiilor și soluțiilor revoluționare, care vor fi dezvăluite în cadrul evenimentului.
6. Mărturii de la ediții anterioare – dacă au mai existat alte evenimente anterioare cu aceeași tematică, este foarte utilă folosirea mărturiilor celor care au participat și s-au bucurat de ceea ce au aflat sau dobândit, fie video, fie audio, fie în scris. De asemenea, tot la categoria „mărturii”, intră și statisticile și studiile de caz relevante pentru aceste ediții anterioare – număr (record) de participanți, vânzarea rapidă a biletelor sau epuizarea rapidă a locurilor pentru participanți și alte informații asemenea.
7. Marketing mobil – deși la coada listei, este un mijloc important de comunicare, așadar un vehicul excelent de promovare a evenimentelor. În anumite situații, poate fi plasat chiar deasupra promovării prin email marketing, corespondență directă și social media. Impactul este major, în contextul în care peste 95% dintre cei care primesc un SMS îl citesc, iar 90% dintre aceștia îl citesc în primele 5 minute de la primire! Așadar, în funcție de relevanță, rata de răspuns poate fi excelentă pentru marketing mobil. Mai ales că multe dintre telefoanele mobile pot fi vizate de mesaje transmise atât prin SMS, cât și prin publicitate online, email și prin aplicații dedicate.
Aceste 7 idei de marketing pentru evenimente reprezintă doar o mică parte din ceea ce se poate face pentru a avea succes, atât în atragerea publicului către eveniment, cât și în obținerea unor rezultate care să motiveze continuitatea, prin conceperea și organizarea unei serii planificate de evenimente.
Poate preferi să trimiți oameni pe stradă, care să împartă pliante, îmbrăcați sugestiv? Poate te-ai pregătit cu un buget, care să-ți permită inclusiv promovarea pe Tv? Vrei să te înscrii într-o cameră de comerț bilaterală, pentru a avea acces la baza de date a membrilor? Șansele de reușită cresc, atunci când lucrezi cu profesioniști, care să te susțină și să adauge valoare beneficiilor pe care le oferi participanților.