Pregătirea organizării unui seminar – ca metodă de marketing profitabil – începe cu cel puţin şase săptămâni înainte de data la care are loc seminarul. Ziua aleasă contează – de evitat vinerea sau lunea, zilele din preajma sărbătorilor sau zilelor nelucrătoare. Contează și ora la care este programat seminarul – dacă are loc dimineaţa sau după-amiaza.
Apoi, concepe şi trimite la tipar invitaţiile pentru seminar, împreună cu agenda seminarului – subiecte de discuţie, lectori, pauze de cafea şi socializare etc. Subliniază în tematica seminarului beneficiile pentru participanţi, insistând asupra lor pentru a avea o rată de răspuns cât mai bună.
Odată trimise invitaţiile, împreună cu agenda seminarului, concentrează-te asupra materialelor de prezentare dedicate subiectelor.
Succesul seminarului se măsoară în vânzari, iar numărul de vânzari generate de participanţi depinde de existenţa unor materiale pe care participanţii să le primească, fie la sosire, când se înregistrează, fie la plecare.
Aceste materiale sunt fie pliante, fie transcrieri ale prezentărilor susţinute de lectori, fie şi una şi alta. De asemenea, poţi lucra la un formular de „impresii şi sugestii” pe care să-l pui la dispoziţia participanţilor, rugându-i să-l completeze pentru a-ţi spune ce le-a plăcut cel mai mult, ce detalii suplimentare şi-ar dori şi aşa mai departe.
Etapa următoare expedierii invitaţiilor şi agendei seminarului constă în apeluri telefonice pentru a solicita confirmarea participării de la persoanele vizate. Din experienţă, între 60% şi 75% dintre confirmări se transformă în prezenţe efective.
Acest lucru înseamnă că, dacă doreşti 100 de participanţi, ai nevoie de peste 140 de confirmări. De asemenea, pentru 100 de participanţi aşteptaţi, pregăteşte un număr mai mare de mape cu materiale de prezentare (de regulă, mai mult de 120). Unii dintre participanţi vor lua materiale şi pentru asociaţi sau parteneri de afaceri.
Poţi produce bannere şi roll-up-uri pe care să le afişezi în cursul seminarului, de regulă cu ajutorul unei agenţii de publicitate. Aceasta te poate ajuta şi din punct de vedere organizatoric – de exemplu, atunci când ai lectori străini, ai nevoie de o firmă specializată în traducere simultană.
Toate detaliile contează. Organizează seminarii numai în locaţii de patru sau cinci stele, aflate în poziţii centrale sau uşor accesibile. De asemenea, verifică disponibilitatea mijloacelor tehnice necesare – retroproiector, conexiune cu un laptop, instalaţie de sonorizare, inclusiv cel puţin 3 microfoane, sau căşti pentru traducerea simultană.
Verifică şi stabileşte conţinutul meniurilor pentru pauzele de cafea şi socializare – gustări, cafea, apă, răcoritoare, etc. Asigură-te că spațiul pentru pauză este adecvat, cu suficiente mese și destul loc de trecere, pentru a evita înghesuiala și disconfortul.
Cel puţin cu o oră înainte de începerea seminarului, fii prezent la locul desfăşurării împreună cu o altă persoană, fie din firmă, fie din partea agenţiei cu care lucrezi, pentru a pune la punct ultimele detalii şi pentru întâmpinarea invitaţilor.
Eşti deja mai informat decât majoritatea concurenţilor tăi. Ai încredere în puterea unui seminar – e altceva, atunci când potenţialii clienţi au ocazia să te cunoască personal, să-ţi adreseze întrebări şi să interacţioneze cu oameni de afaceri asemeni lor. Eşti pe drumul cel bun pentru creşterea vânzărilor printr-un marketing profitabil!